AUDITORIA SOBRE OS AFASTAMENTOS DE SERVIDORES NO 3º QUADRIMESTRE DE 2011 E OS RESPECTIVOS REFLEXOS SOBRE A FOLHA DE PAGAMENTO

RELATÓRIO PRELIMINAR

Equipe de auditoria (em ordem alfabética):
Ana Paula Borges de Araújo Zaupa
Márcia Maria Castro Fraga Barroso
Sonildes Dantas de Lacerda

PÁGINA EM BRANCO

SUMÁRIO

Página 
1.	INTRODUÇÃO
1.1.	ESCOPO
1.2.	ESTRATÉGIA METODOLÓGICA
1.3.	LIMITAÇÕES DE AUDITORIA
2.	PARÂMETROS
2.1.	PARÂMETROS LEGAIS E NORMATIVOS
2.2.	DECISÕES ADMINISTRATIVAS
3.	OBJETIVOS
3.1.	POTENCIAIS BENEFÍCIOS DA AUDITORIA
4.	DESENVOLVIMENTO DAS QUESTÕES DE AUDITORIA
4.1.	ACHADOS DE AUDITORIA
4.2.	DESENVOLVIMENTO DAS QUESTÕES
5.	RESUMO ESTATÍSTICO
6.	PROPOSTA DE ENCAMINHAMENTO
7.	ENCAMINHAMENTO

PÁGINA EM BRANCO

1.	INTRODUÇÃO 
Dando prosseguimento ao uso das técnicas próprias de auditoria, realizou-se a presente auditoria, em conformidade com o Plano Anual de Ações de Controle de 2012 e o planejamento preliminar apresentado à Administração.
1.1.	ESCOPO
Processo de afastamento e respectivos reflexos, a partir da análise dos servidores que tiveram afastamento(s) (férias, licenças, usufruto de folgas regulamentares) ocorrido(s) no último quadrimestre de 2011 (meses de setembro, outubro, novembro e dezembro de 2011), em conformidade com os registros no Sistema de Ponto Eletrônico, no Mentorh, no SPT2 e em publicações deste Regional. 
1.2.	ESTRATÉGIA METODOLÓGICA	
Para o desenvolvimento do trabalho, com foco na aderência do TRT – 7ª Região aos normativos pertinentes, a unidade procedeu a revisão normativa e das decisões administrativas da Presidência deste Regional, de pesquisa para coleta de dados no Sistema de Gerenciamento de Recursos Humanos – Mentorh, no Sistema de Ponto Eletrônico - TRT7, em publicações no DEJT e no Boletim Interno, no STP2 e de dados amealhados mediante entrevista de servidores que operacionalizam o processo auditado.
1.2.1.	amostra aleatória de afastamentos
A amostra numérica foi construída adotando as fórmulas 
 I = P x C  e
 T = P/I
Legendas:
P – população ou universo;
I – intervalo da amostra;
C – fator de confiança; e 
T – tamanho da amostra
A variável C, fator de confiança, expressa a consideração preliminar da equipe de auditoria sobre a qualidade dos controles internos existentes no processo analisado, podendo corresponder aos conceitos ruim (0,01), regular (0,02) ou bom (0,03); no presente caso, a equipe auditora adotou o parâmetro intermediário (C = 0,02).
Partindo de uma população de 873 (oitocentos e setenta e três) servidores que tiveram afastamentos registrados no período de setembro a dezembro de 2011 (P = 873), obteve-se I = 17 (resultado arredondado para menor) e T = 50.  
1.3.	LIMITAÇÕES DE AUDITORIA
De acordo com o art. 34 do Ato TRT7 nº 101/2009, os servidores investidos de chefias e CJs são dispensados de registrar o ponto eletrônico diariamente, devendo, no entanto, seus afastamentos ser justificados e atestados pela chefia imediata.
Dentre os servidores detentores de funções gratificadas FC4 a FC6, e ocupantes de CJ constantes da amostra analisada, constatou-se, após percuciente análise, que na maioria dos casos seus afastamentos não foram justificados e muito menos validados por parte dos administradores do ponto de cada unidade administrativa correspondente; tal fato dificultou, e em alguns casos impediu (devido a ausência de registros), o confronto das informações necessárias ao trabalho de auditoria.
O fator tempo (prazo exíguo, em meio às demandas próprias de início de exercício) e o fator humano (recursos humanos reduzidos no período) constituíram limitações na realização da auditoria, razão porque não se aprofundaram os contatos prévios com os servidores responsáveis pelo fornecimento de informações para publicação na internet, nem se conferiu a integridade de todos os dados informados. 
2.	PARÂMETROS
Na condução dos trabalhos, a equipe de auditoria adotou os seguintes parâmetros:
2.1.	PARÂMETROS LEGAIS E NORMATIVOS
2.1.1.	Lei nº 8.112/1990; 
2.1.2.	Ato TRT7 nº 2/2003, que dispõe sobre a concessão do auxílio alimentação no âmbito deste Regional;
2.1.3.	Ato TRT7 nº 164/2008, que dispõe sobre critérios e procedimentos para concessão dos Adicionais de Qualificação; e
2.1.4.	Ato TRT7 nº 101/2009, que dispõe sobre normas relativas ao registro eletrônico de ponto.
2.2.	DECISÕES ADMINISTRATIVAS
2.2.1.	Despacho da Presidência nº 5.389 de 13/7/2011, proferido nos autos do Processo TRT7 nº 5.933/2011 (Auditoria de Folha de 2010); e
2.2.2.	Despacho da Presidência s/nº de 28/6/2011, publicado no DEJT nº 773, de 18/7/2011, proferido no Processo TRT7 nº 66/2011 (Monitoramento de Auditorias de folha de 2008 e 2009).
3.	OBJETIVOS
Certificar se os afastamentos regulamentares de servidores, no âmbito do TRT – 7ª Região, estão sendo registrados no Mentorh e se estão surtindo os efeitos devidos.
3.1.	POTENCIAIS BENEFÍCIOS DA AUDITORIA
Identificação de eventuais falhas existentes no processo auditado e provocação rumo a sua retificação;
Identificação de controles internos e sua melhoria; caso inexistentes, provocação de sua criação; e
Certificação da conformidade do registro dos afastamentos e de seus reflexos, quanto a substituições, auxílio-alimentação e outros que sejam constatados.
4.	DESENVOLVIMENTO DAS QUESTÕES DE AUDITORIA
Pretende-se alcançar a resolução das questões de auditoria que integraram a matriz de planejamento, encaminhada à Administração em anexo ao Projeto de Auditoria. 
4.1.	ACHADOS DE AUDITORIA
Para solução das questões propostas, registram-se os principais achados de auditoria: 
4.1.1.	Registros nos Cadastros do Sistema Mentorh
4.1.1.1.	Registros de substituição no Cadastro de Cargo/Função Comissionada – Não Titular Eventuais, sem os respectivos pagamentos
Confrontando-se a ficha financeira e o Cadastro de Cargo/Função Comissionada – Não Titular Eventuais dos servidores ou substitutos de suas funções comissionadas, que tiveram afastamento no período analisado, verifica-se que apesar de haver registro de substituição, não houve pagamento aos seguintes servidores:
a) Alexandre Pinheiro Coe – período de 7 a 8/12/11;
b) Célio Ricardo Lima Maia – período de 12 a 16/12/11;
c) George Peixoto da Cunha - período de 12 a 13/12/11;
d) Luciana Helena de Paula – período de 7 a 11/11/11;
e) Maria de Jesus Mesquita Borges – dia 11/10/11; e
f) Ladjane Lopes Nogueira – período de 12 a 14/12/11.
4.1.1.2.	Incorreção no registro do Cadastro de Afastamento
a) Jamille Ipiranga de Lima
De acordo com registros constantes no cadastro de afastamento do Sistema Mentorh, houve afastamento da servidora lotada na Vara de Limoeiro, para participar de “CURSO NA SEDE”, no período 4 a 7/10/11, conforme Portaria DG nº 426, de 30 de setembro de 2011, e no dia 1/12/11, para participar de reunião convocada pela Secretaria da Presidência, conforme Portaria DG nº 537, de 1 de dezembro de 2011.
Tendo em vista que o curso e a reunião foram realizados na sede do Tribunal, em Fortaleza, e a servidora era lotada na Vara de Limoeiro do Norte, deveriam os afastamentos ter sido cadastrados como “CURSO FORA DA SEDE”.
A mesma impropriedade em relação ao cadastro de “CURSO NA SEDE” foi verificada no Ponto Eletrônico da servidora, em ambos os casos.  
O registro indevido ocasionou a ausência de pagamento ao substituto automático da Diretora de Secretaria.
4.1.1.3.	Informações registradas no Cadastro de Afastamento e no Ponto Eletrônico não coincidentes com o Módulo Treinamento Capacitação -> Formação Complementar
a) Nelson Escossia Barbosa Neto
Após análise do Cadastro de Afastamento e do Ponto Eletrônico constatou-se que houve registro de “CURSO FORA DA SEDE” no período 7 a 11 de novembro de 2011.
O treinamento em questão foi custeado pela administração, gerando inclusive substituição para a substituta automática da Função Comissionada ocupada pelo servidor, Sylvia de Bastos Silva.
O curso “Implantação do processo Judicial Eletrônico da Justiça do Trabalho”, período 7 a 11/11/11, no entanto, foi registrado no cadastro de Treinamento Capacitação -> Formação Complementar – Externa. 
Tendo em vista que o curso foi custeado pela administração, deveria ter sido cadastrado no módulo Treinamento Capacitação -> Formação Complementar – Interna. A importância do registro correto está relacionada aos efeitos financeiros do Adicional de Qualificação de Treinamento decorrente; no caso das ações custeadas pela administração, surtem efeitos desde a data da conclusão, e no dos não custeados, a partir da apresentação do certificado de conclusão.
4.1.1.4.	Inconsistências entre o Cadastro de Afastamentos e os registros do Sistema Eletrônico de Ponto
a) Adriana Bárbara da Silva Sousa
A licença-médica da servidora lotada na Vara de Caucaia, no dia 7/11 não está registrada no ponto eletrônico; já a folga do banco de horas no dia 19/12, não está registrada no Mentorh.
b) Alfredo Rolim Pereira
As férias do servidor lotado na Vara de Caucaia, no período 5 a 24/9/11, não estão registradas no ponto eletrônico.
c) Antônio Germano Rabelo Cunha
As férias do servidor lotado no Setor de Projetos de Suporte e exercente da função comissionada de coordenador de serviço, no período de 22/9 a 11/10/11, não estão registradas no ponto eletrônico.
d) Ana Virginia Lima de Lucena 
As Folgas de Plantão Judiciário da servidora lotada no Setor de Arquivo, e exercente da função comissionada de coordenador de serviço, nos dias 28 e 29/9/11, não constam no ponto eletrônico, porém, estão cadastradas no Mentorh.
O afastamento para participar de curso NA SEDE no período de 4 a 7/10/11, porém, em tempo integral, conforme Portaria nº 897, de 28/11/11, não está registrado no ponto eletrônico.
De outra parte o afastamento para participar de curso de GED/EIM nos dias 27 e 28/10/11, registrado no ponto, não está cadastrado no Mentorh, e conseqüentemente não gerou substituição.
e) Cristiano Siqueira de Araújo Chaves 
As férias do servidor lotado na Secretaria da Corregedoria, no período 13 a 27/10/11 foram registradas no ponto eletrônico pelo servidor, mas não foram validadas pelo administrador do ponto eletrônico da unidade administrativa correspondente. 
f) Clara de Assis Silveira
O afastamento da servidora, lotada no Setor de Licitações, e que exerce a função comissionada de assistente de Secretário, para participar de curso NA SEDE no período 4 a 7/10/11, porém em tempo integral, conforme a Portaria nº 897, de 28/11/11, não foi registrado no ponto eletrônico.
A Folga de Recesso Forense, no dia 10/11/11, não foi cadastrada no Sistema Mentorh, e consequentemente não gerou substituição.
g) Divania Maria Alcântara Soares
As férias da servidora lotada no Setor de Compras, cadastradas no Mentorh no período 29/11 a 16/12/11, estão registradas no ponto eletrônico no período 1 a 17/12/11.
h) Ernando Veras Leitão
O servidor, lotado na Vara o Trabalho de Crateús, encontra-se de licença-médica desde março de 2010, o que não está cadastrado no ponto eletrônico.
i) Francisco Ferreira dos Santos
As férias do Servidor lotado na Divisão de Cadastramento Processual, no período 8 a 17/9/11, não estão registradas no ponto eletrônico.
j) Francisco Walter Maia 
Apesar de haver registro de freqüência no ponto do servidor no período 13 a 21/10/11, houve cadastro de férias no mesmo período pelo administrador do ponto eletrônico, havendo assim, incompatibilidade de registros. Analisando o cadastro de férias do Mentorh, constatou-se que o servidor havia marcado férias para o referido período, porém, as mesmas foram alteradas.
k) João Helder Machado Arcanjo 
As férias do servidor lotado no Gabinete do Des. Antônio Marques, cadastradas no Mentorh para o período de 25/9 a 5/10/11, não estão registradas, nem validadas no ponto eletrônico. 
l) Liliane Cavalcante Silva
As férias da servidora lotada na 4ª Vara de Fortaleza, cadastradas no Mentorh para o período 14 a 23/9/11, não estão registradas no ponto eletrônico. Não houve registro das férias, nem validação das mesmas, apesar da servidora costumar registrar o ponto.
A folga do banco de horas cadastrada no ponto eletrônico no dia 18/11 não foi cadastrada no Mentorh; registre-se que as folgas do banco de horas não estão sendo cadastradas no Mentorh, por inexistência dessa modalidade na TABELA DE AFASTAMENTOS do Sistema, para que pudessem ser alimentadas. O cadastramento é importante tanto em relação ao efeito financeiro, como ao correto registro da freqüência.
m) Lucileide Baima Serrano   
A folga do banco de horas cadastrada no ponto eletrônico no dia 14/11 não foi cadastrada no Mentorh.
n) Luzia Marinho Lopes
As férias lançadas no Mentorh no período de 9 a 19/12/11 não constavam no relatório de afastamentos do ponto eletrônico. Após análise, constatou-se que não houve sua validação por parte do administrador do ponto eletrônico, na unidade de lotação da servidora.  
o) Marcus Vinicius Cavalcanti Soares
Não há registro, no ponto eletrônico, da licença-médica cadastrada no Mentorh no período de 21 a 28/10/11.
p) Maria Helena de Sousa Lima
As licenças-médicas lançadas no Mentorh nos períodos de 1 a 2/9/11, 16 a 23/9 e 20 a 21/10, bem como a folga de recesso do dia 3/10/11, não constavam no relatório de afastamentos do ponto eletrônico. Após análise, constatou-se que não houve a validação dos respectivos registros por parte do administrador do ponto eletrônico, na unidade de lotação da servidora.
q) Maria Raquel Vieira Ribeiro Lopes
A folga de recesso lançada no Mentorh no dia 19/10 não constava no relatório de afastamentos do ponto eletrônico. Após análise, constatou-se que não houve sua validação por parte do administrador do ponto eletrônico, na unidade de lotação da servidora.
r) Marinelly Lima Elisiario 
Não há registro, no ponto eletrônico, do gozo de folga de recesso forense cadastrado no Mentorh no período 14 a 16/11/11.
Já as folgas de recesso lançadas no Mentorh nos dias 22/11 e 5/12, não constavam no relatório de afastamentos do ponto eletrônico. Após análise, constatou-se que não houve sua validação por parte do administrador do ponto eletrônico, na unidade administrativa pertinente.
A servidora registrou no ponto eletrônico gozo de folga de recesso forense nos dias 14, 15 e 16/12/11, porém, esta informação não consta nem no relatório de afastamentos proveniente do ponto eletrônico. nem no Mentorh; constatou-se, ainda, que não houve sua validação por parte do administrador do ponto eletrônico, na unidade de lotação da servidora.
s) Monalisa Pinho da Silva Felix
A licença-médica lançada no Mentorh no período 13/10 a 4/11 não constava integralmente no relatório de afastamentos do ponto eletrônico. Após análise, constatou-se que não houve validação por parte do administrador do ponto no mês de outubro.
t) Raimunda Lurita Cavalcante Moreira
Não há registro no ponto eletrônico das férias cadastradas no Mentorh nos dias 1 e 2 de setembro/11.
A folga de recesso forense lançada no Mentorh no dia 14/10 não constava no relatório de afastamentos do ponto eletrônico. Após análise, constatou-se que não houve validação por parte do administrador do ponto da unidade de lotação da servidora.
A licença-médica cadastrada no Mentorh no dia 21/10 está lançada no ponto eletrônico como “esqueci de registrar a saída”.
u) Rejane Mary Sampaio Lendengue
Não há registro, no ponto eletrônico, da licença-médica cadastrada no Mentorh no período novembro e dezembro/11.
v) Timotio Lírio Gomes
As folgas do banco de horas registradas no ponto eletrônico nos dias 14 a 16 e 19/09/11, 10 e 11/10, 21/11 não cadastradas no mentorh.
4.1.1.5.	Ausência de registro e de validação de afastamentos de servidores designados não obrigados ao registro do ponto, por parte dos administradores setoriais do Sistema de Ponto Eletrônico 
De acordo com o Art. 9º do Ato TRT7 nº 101/2009, a utilização do Sistema Eletrônico nos Gabinetes, para fins de apuração e envio de freqüência, ficará a critério dos Desembargadores; de outra parte, conforme dispõe o Art.34 do mesmo normativo, os Analistas Judiciários – Área Judiciária - Especialidade Execução de Mandados, bem como os ocupantes de cargo em comissão e os exercentes de funções comissionadas de níveis FC-4, FC-5 e FC-6, são dispensados de registrar o ponto diariamente, devendo, porém, justificar sua freqüência que será atestada pela chefia imediata, “com apontamento de feriados, recessos, licenças, concessões do art. 97 da Lei 8.112/90 e afastamentos previstos no art. 102 da Lei 8.112/90” (destaques nossos).
No cotejo dos registros do sistema Mentorh com os registros no sistema eletrônico do ponto, constatou-se que em diversos casos (subitem 4.1.1.4, alíneas c, d e k), os afastamentos dos servidores enquadrados nas situações listadas acima (lotados em gabinetes de desembargadores, oficiais de justiça e exercentes de CJs, FC-4, FC-5 e FC-6) não foram registrados, nem mesmo validados.
Tal fato está em desconformidade com o Ato 101/09 pois, segundo o próprio teor do seu art. 34, a não obrigatoriedade de registro diário de ponto, não dispensa o registro dos afastamentos, nem mesmo a validação por parte da chefia imediata.
O correto registro dos afastamentos dos servidores que exercem chefia, de outra parte, pode reduzir o número de portarias em relação ao pagamento de substituição, pois, se os afastamentos estiverem informados no ponto, e este servidor tiver um substituto automático cadastrado para a função que ele exerce, o Mentorh gerará automaticamente o pagamento de substituição, dispensando a necessidade da portaria autorizando o respectivo pagamento.
4.1.2.	Servidores com dias de licença para tratamento de saúde superior a 24 meses – débito de auxílio-alimentação
Cotejando os cadastros de afastamento com as fichas financeiras dos servidores adiante indicados, constatou-se que nos meses de setembro a dezembro/2011, não foram realizados descontos do auxílio-alimentação dos dias de licença para tratamento da própria saúde que sobejaram o limite de 24 meses (720 dias), ao longo do tempo de serviço público prestado à União, em conformidade com o Ato TRT7 nº 2/2003 e a Lei nº 8.112/1990:
a) Ernando Veras Leitão; e
b) Rejane Mary Sampaio Lendengue.
4.1.3.	Incorreção no Cadastro de Férias
a) José Eduardo Cerqueira da Silva
De acordo com informação registrada no Cadastro de Cargo Efetivo, o ex-servidor foi redistribuído para outro Regional a partir de 1º/12/2011, conforme Ato TRT7 nº 429/11.
No entanto, no Cadastro de Gozo de Férias está registrado que o ex-servidor gozou férias no período de 5 a 19/12/11. Se a redistribuição ocorreu a partir de 1/12/11, não houve gozo de férias neste Regional e, portanto, a informação está incorreta.
4.1.4.	Deficiências do Mentorh
4.1.4.1.	Cadastro do Afastamento do Titular de Função Comissionada do Mentorh não permite registro da informação se o curso realizado pelo titular da função comissionada exige dedicação exclusiva ou não
a) Ana Virgínia lima de Lucena
De acordo com registro constante do cadastro de afastamento do Sistema Mentorh, houve afastamento da servidora, lotada no Setor de Arquivo, para participar de CURSO NA SEDE, no período 4 a 7/10/2011 (Curso de Desenvolvimento Gerencial). 
Em conformidade com o Despacho da Presidência de 28/6/2011, publicado no DEJT nº 773, de 18/7/2011, proferido no Processo TRT7 nº 66/2011, esse tipo de afastamento enseja o pagamento de substituição, pela peculiaridade da dedicação exclusiva ao treinamento, apesar de sua ocorrência na mesma sede da lotação da servidora. 
Como o Mentorh não possui campo próprio para o registro de informação pertinente à necessidade de dedicação integral ou não ao curso, houve necessidade de uma portaria, no caso, a Portaria nº 897, de 28/11/11, autorizando o pagamento de substituição dos substitutos automáticos de participantes do curso em tela.
4.1.4.2.	Ausência de previsão da folga proveniente do banco de horas no Mentorh 
Embora o usufruto de folga compensatória proveniente de horas excedentes seja permitido expressamente pelo Ato TRT7 nº 101/2009, conforme parágrafo único de seu art. 21 (Seção III do Capítulo V), e haja a opção própria de registro de afastamento no Sistema de Ponto Eletrônico constatou-se a ausência de módulo próprio para cadastramento deste tipo de afastamento no Mentorh, bem como desta modalidade de folga nos diversos tipos de afastamento previstos no sistema.
A conseqüência direta para a deficiência apontada é que os substitutos automáticos (ou designados) dos usufrutuários de folga de banco de horas, quando ocupantes de função ou cargo em comissão, não têm tido o correspondente pagamento das substituições, pela ausência de registro dos respectivos afastamentos regulamentares no Mentorh.
4.1.5.	Deficiências do Sistema Eletrônico de Ponto:
4.1.5.1.	Inexistência de mecanismos de crítica
O sistema permitiu que o responsável pela validação do ponto eletrônico da Unidade registrasse que o servidor estava de férias, enquanto que houve registro de entrada e saída por parte deste (item 1.4, subitem j). Aqui denota-se a inexistência de críticas para informações inconsistentes por parte do sistema de ponto.   
4.1.5.2.	Inexistência de comunicação entre o Sistema de Registro de Ponto e o Sistema Mentorh
Em diversos casos os registros constantes no cadastro de afastamento do Mentorh não coincidem com o Sistema eletrônico de ponto. 
De acordo com entrevista realizada com servidoras que trabalham no Setor de Cadastro da Divisão de Cadastro e Pagamento de Pessoal (DCPP) da Secretaria de Gestão de Pessoas (SGP), que é responsável pela coleta dos dados de freqüência e lançamento no Mentorh, não há comunicação entre o Mentorh e o sistema eletrônico de ponto, surgindo daí a necessidade de cadastramento manual dos afastamentos, tais como folgas de recesso forense, de plantões judiciários, abonos de faltas etc, no Mentorh.
Identificaram-se erros de digitação quando da transcrição dos dados do relatório do sistema eletrônico de ponto para o Mentorh (subitem 4.1.1.4, alínea r). 
De outra parte, há indícios de que, em alguns casos, a incongruência entre os registros no Sistema de Ponto e o Mentorh é proveniente da não validação dos afastamentos informados pelos servidores por parte dos administradores do ponto das diversas Unidades. Não se logrou constatar, porém, se os casos de não validação foram identificados pelo Setor de Cadastro e, em caso positivo, se houve a cobrança expressa da respectiva validação, com fulcro no art. 33 do Ato TRT7 nº 101/2009.
Os lançamentos de licenças e férias, por sua vez, são alvo apenas de conferência com os registros do Mentorh, pois decorrem de atos administrativos prévios que importam no seu cadastramento anterior nesse Sistema.
4.1.5.3.	Ausência de previsão da folga proveniente do banco de horas no Sistema de Ponto Eletrônico
Embora o usufruto de folga compensatória proveniente de horas excedentes seja permitido expressamente pelo Ato TRT7 nº 101/2009, conforme parágrafo único de seu art. 21 (Seção III do Capítulo V), constatou-se a ausência dessa modalidade de folga dentre os diversos tipos de afastamentos passíveis de registro no sistema de controle eletrônico de ponto, por parte do administrador do sistema em cada unidade administrativa.
Registre-se, de outra parte, que o próprio Ato TRT7 nº 101/2009 padece da previsão expressa do afastamento autorizado em seu artigo 21, no art. 33, onde elenca os casos em que é necessário registro, para fins de validação da freqüência, por parte do administrador do ponto.
4.1.6.	Deficiências do Processo:
4.1.6.1.	Inexistência de procedimento de atualização periódica do Cadastro de Substitutos Automáticos
Conforme declaração dos entrevistados, não existe um procedimento periódico definido de atualização dos substitutos automáticos, o que ocasiona vários problemas, sendo mais relevante o caso de servidor removido (internamente, no TRT7) receber indevidamente substituição referente a função gratificada da unidade de lotação anterior.
4.1.6.2.	Ausência de padronização quanto ao registro das folgas decorrentes do recesso forense, folga eleitoral e de plantão judiciário
Como constatado em achados da auditoria, em alguns casos as folgas de recesso forense foram cadastradas no ponto eletrônico, porém não foram lançados no Mentorh, embora haja módulo compatível com seu registro (AFASTAMENTO LEGAL->GOZO).
4.1.6.3.	Treinamento Deficiente dos administradores do sistema eletrônico de ponto
Somente foi realizado um treinamento, prévio à instalação do sistema de controle de ponto, o que por si só já precariza sua efetividade, já que é com a utilização efetiva do utilitário que surgem as dúvidas e a necessidade de acertos.
Fatos que denotam a necessidade de novo treinamento são: o aparente desconhecimento da importância do registro correto de todas as ocorrências na freqüência e de sua validação, em razão das conseqüências inclusive financeiras para o servidor e/ou seu substituto automático; e a não uniformidade de aplicação das opções de registro disponíveis para justificativa por parte dos administradores do sistema de ponto, ou mesmo seu uso incorreto. 
Um exemplo dado de uso não uniforme foi a aposição do termo “FALTA ABONADA”, em situações em que o servidor esquecera de registrar a entrada ou a saída, ou não comparecera ao serviço.
Considerando as opções disponíveis no Sistema de Controle de Ponto, o esquecimento de registro de entrada ou saída não comporta registro para o Administrador do ponto, salvo no campo de observações gerais; de outra parte, o termo “FALTA ABONADA” afigura-se adequado a cobrir as hipóteses de abono de falta do art. 97 da Lei nº 8.112/1990 não albergadas por termo próprio, como a ausência por dois dias para alistamento eleitoral (que difere da “PRESTAÇÃO SERV. ELEITORAL”) e a ausência por oito dias, decorrente de falecimento de cônjuge, companheiro, pais, madrasta ou padrasto, filhos, enteados etc.
4.1.6.4.	Informações deficientes no Cadastro de Formação Complementar, do Módulo Treinamento
Embora a alimentação destas informações não seja realizada pela Divisão de Cadastro e Pagamento de Pessoal, convém destacar a ausência de informações, no cadastro referido, acerca do local de realização dos cursos, dentre outras, tendo em vista os reflexos de tais informações nos procedimentos ora auditados.
4.2.	DESENVOLVIMENTO DAS QUESTÕES
Indicam-se, adiante, constatações decorrentes dos trabalhos de auditoria; o detalhamento dos achados encontra-se no Anexo I 
4.2.1.	Todos os afastamentos regulamentares são registrados no Sistema de Gerenciamento de Recursos Humanos (Mentorh)? 
O afastamento em usufruto de folga de banco de horas excedentes não é registrado, conforme achado relatado no subitem 4.1.4.2.
Os demais afastamentos, ordinariamente são registrados, embora com freqüentes falhas, conforme achados das alíneas do subitem 4.1.1.4.
4.2.2.	 Há comunicação de informações entre o Sistema de Ponto Eletrônico e o Mentorh, de modo a que os afastamentos registrados no primeiro automaticamente sejam alimentados no segundo?
Não, conforme relato do subitem 4.1.5.2.
4.2.2.1.	Em caso negativo, há procedimento(s) definido(s) (fluxogramas, prazos, unidades ou servidores responsáveis etc) para lançamento (registro), no Mentorh, dos diversos afastamentos e das férias?
Em conformidade com resposta da DCPP a questionário enviado por e-mail, os lançamentos acontecem em torno do décimo dia útil do mês posterior ao da frequencia a ser fechada; isso porque, de acordo com o art. 33 do Ato TRT7 nº 101/2009, a frequência do ponto eletrônico deve ser validada até o quinto dia útil do mês subsequente, mas como a maioria das unidades administrativas não obedece à essa determinação, o setor sempre aguarda mais dias, com o objetivo de evitar a geração de mais de um relatório de afastamentos, que tem em torno de 40 páginas. 
Importante ressalva efetuada em resposta ao questionário, é que cada vez que se pede para “abrir o ponto”, é necessário gerar novo relatório de afastamentos, a fim de verificar todas as alterações feitas naquela lotação.
4.2.2.1.1.	Havendo o(s) procedimento(s) definido(s), há formalização do(s) mesmo(s) em documento(s)?
Não.
4.2.3.	Há procedimento de atualização periódica do Cadastro de Substituição (rol de substitutos automáticos designados em ato próprio pelo Presidente do TRT7 – art. 1º do Ato TRT7 nº 116/2008)?
Não. V. subitem 4.1.6.1.
4.2.3.1.	Em caso positivo, com que periodicidade?
Questão prejudicada.
4.2.3.2.	Ainda em caso positivo, quando se deu a última atualização geral do cadastro?
Questão prejudicada.
4.2.4.	Há procedimento(s) definido(s) (fluxograma, prazos, unidades ou servidores responsáveis etc) para processamento (lançamento no Mentorh e respectivo pagamento) de substituições em conformidade com o Cadastro de Substituição de Cargo em Comissão ou de Função Gratificada (substitutos automáticos), ante os diversos afastamentos e as férias dos titulares?
Em conformidade com resposta da DCPP a questionário enviado por e-mail, “com exceção das férias e das licenças (que são lançadas diretamente pelos setores responsáveis), os afastamentos que geram ou não substituição são lançados de acordo com as informações perfiladas no ponto eletrônico. Qualquer alteração no ponto pode repercutir em pagamentos já realizados.”
4.2.4.1.	Em caso positivo, há formalização do(s) procedimento(s) em documento(s)?
Não.
4.2.5.	Há procedimento(s) definido(s) (fluxograma, prazos, unidades ou servidores responsáveis etc) para geração (emissão da respectiva autorização – Portaria) e processamento (lançamento no Mentorh e respectivo pagamento) de substituições eventuais de Cargo em Comissão ou de Função Gratificada (no caso de impedimento dos substitutos automáticos), ante os diversos afastamentos e as férias dos titulares?
Em conformidade com resposta da DCPP a questionário enviado por e-mail, “os lançamentos de eventuais substituições são feitos quando da publicação do respectivo ato administrativo necessário para a autorização da substituição”. 
Depreende-se, nessa hipótese, a dependência completa da comunicação de cada unidade ou então do requerimento do interessado, para a geração dos efeitos financeiros.
4.2.5.1.	Em caso positivo, há formalização do(s) procedimento(s) em documento(s)?
Não.
4.2.6.	Existe(m) mecanismo(s) de controle no Sistema (Mentorh) para impedir (ou criticar – alertar sobre a impropriedade do procedimento) a geração de eventuais efeitos financeiros de substituição de Cargo em Comissão ou de Função Gratificada:
a) previamente ao registro do afastamento do titular? ou
b)	quanto a período concomitante a afastamento do substituto?
Sim, Há criticas tanto no módulo Cargo Função/Comissionada – Não Titular, como no módulo afastamento.
4.2.6.1.	Em caso positivo, a existência e manuseio do(s) mecanismo(s) de controle é do conhecimento e domínio dos operacionalizadores do cadastro e do pagamento de substituições?
É do conhecimento dos operacionalizadores do cadastro, até porque o Mentorh não permite o lançamento de dados impróprios. Um exemplo disso é que o Sistema não gera automaticamente, nem permite o cadastro manual de uma substituição para um servidor que encontra-se de licença médica.
4.2.7.	O pagamento de auxílio–alimentação a servidores afastados é realizado em conformidade com o disposto nos §§ 1º e 2º do art. 2º do Ato TRT7 nº 2/2003?
Apenas após a identificação da continuidade do pagamento do auxílio-alimentação após ultrapassado o prazo de licença médica de 24 (vinte e quatro) meses, por meio do 1º Relatório de Auditoria de Folha de 2011 (Processo TRT7 nº 65/2011), é que os descontos do auxílio alimentação, em tal hipótese, passaram e ser realizados. 
	Conforme achados do subitem 4.1.2 no entanto, há servidores que permaneceram recebendo o auxílio, no período auditado, mesmo extrapolado o prazo indicado no inciso VII do art. 103 da Lei nº 8.112/1990.
4.2.7.1.	Em caso positivo, que tipo de controle(s) é(são) utilizado(s) para esse fim?
Em razão dos achados relatados, há indícios da inexistência de controles definidos para a interrupção do pagamento do auxílio-alimentação, uma vez ultrapassado o prazo referido.
4.2.8.	Há procedimentos de controle, supervisão e/ou conferência no processo? 	
Não foram constatados e nem relatados.
4.2.8.1.	Em caso positivo, proceder ao respectivo detalhamento e indicação de responsáveis.
Questão prejudicada.
5.	RESUMO ESTATÍSTICO
Conforme análise efetuada nos afastamentos de 50 servidores ativos verificaram-se incorreções em 31 (trinta e um ) delas, resultando num percentual de erros de 62% (sessenta e dois por cento) sobre a amostra analisada.
6.	PROPOSTA DE ENCAMINHAMENTO
Antes da lavratura do relatório de auditoria propriamente dito, com as conclusões e recomendações, convém que sejam ouvidas as unidades auditadas e colhidas suas justificativas/esclarecimentos sobre as constatações relatadas. 

Fortaleza, 4 de maio de 2012.

MARCIA MARIA CASTRO FRAGA BARROSO
	Analista Judiciário – AA
   
De acordo. 
À apreciação da Secretária de Controle Interno
Fortaleza, 4 de junho de 2012

SONILDES DANTAS DE LACERDA
Coordenadora de Serviço SCGP

7.	ENCAMINHAMENTO
Após ser numerado, protocolado e autuado, encaminhe-se este relatório preliminar à Divisão de Cadastro e Pagamento de Pessoal (DCPP) da Secretaria de Gestão de Pessoas, para, de sua parte e de suas seções, conhecimento, manifestação, justificativas e juntada de documentos (se houver), no prazo de 30 (trinta) dias.
Ao presente processo deverão ser juntada(s) a(s) sua(s) manifestação(ões) e respectivos anexos, sendo encaminhado a esta Secretaria para emissão do Relatório Final, a ser apresentado à Presidência.
Registre-se que, uma vez transcorrido o prazo acima, sem manifestação por parte da unidade auditada, ainda assim será ultimado e encaminhado o relatório final à Presidência, instruído com a cópia deste relatório preliminar, para fins de cumprimento do Plano Anual de Ações de Controle (PAAC) desta Secretaria.
Por fim, cientifica-se a unidade auditada que os papéis de trabalho que suportam os achados de auditoria indicados neste documento encontram-se na SCGP, nesta Secretaria, à disposição dos interessados.

Fortaleza (CE), 11 de junho de 2012.

ANA PAULA BORGES DE ARAÚJO ZAUPA
        Secretária de Controle Interno